Este é um estudo autoral sobre a rotina de gerentes de projeto que lidam com vários projetos ao mesmo tempo. A pergunta que guiou o projeto foi:
"Como podemos melhorar a visão que o gestor de projetos tem do andamento de diversos projetos, focando na gestão de tempo e na ferramenta de timesheet automatizada?"
Para chegar lá, o trabalho seguiu quatro frentes: foco no problema com um olhar de macro-cenário e micro-cenário, definição da abordagem, plano de trabalho e execução.
O Design Thinking guiou o processo justamente por permitir alternar entre entender o problema de perto (micro) e enxergar o impacto dele na rotina inteira do gestor (macro), sem perder de vista quem sofre com isso no dia a dia.
O duplo diamante organizou as 11 etapas do projeto em quatro momentos: entender e observar, idealizar, prototipar, e implementar e validar.
Entender o cenário e os principais obstáculos que atrasam o desenvolvimento de um projeto.
Aprofundar o entendimento do cenário com pesquisa complementar.
Cruzar as informações coletadas e levantar hipóteses.
Validar as hipóteses com a ajuda dos próprios entrevistados.
Criar user stories para representar o fluxo de atividades do usuário conforme as hipóteses.
A partir das user stories, levantar as funcionalidades possíveis para o app.
Selecionar as features cruciais para o objetivo do app.
Árvore de conteúdo e montagem dos wireframes.
Wireframes interativos colocados à prova.
Construção da interface (UI).
Software de monitoramento em tempo real.
Foram entrevistados, via WhatsApp, dois Gerentes de Projeto, com a finalidade de entender o cenário desse nicho e localizar, entre as respostas dos participantes, as principais fontes de atraso em múltiplos projetos.
"Quais as complexidades de um GP ao lidar com múltiplos projetos, principalmente em relação a gestão do tempo das equipes?"
Os dois entrevistados tinham grande experiência como gerentes de projeto e enriqueceram a pesquisa com respostas abertas e referências próprias sobre o assunto. Entre os pontos levantados:
Riscos internos e externos precisam ser acompanhados o tempo todo, projeto a projeto.
Cada cliente puxa a atenção do GP para uma direção diferente, no mesmo período.
Um mesmo GP dividido entre projetos, sem clareza de quanto tempo vai para cada um.
O ponto mais citado: entender quem da equipe está em qual projeto, e quanto tempo.
Multiplicar atividades sem cuidar da comunicação gera ruído entre colaboradores e equipes.
Decidir o que entra primeiro quando tudo parece urgente ao mesmo tempo.
Para ampliar a pesquisa sobre o nicho de gestão de projetos, usei sites de referência e conversei com mais de dez usuários em grupos especializados, lançando uma enquete pedindo a experiência de outros gerentes de projeto sobre as complexidades de lidar com múltiplos projetos.
Abaixo, a lista de referências bibliográficas online utilizadas:
A pesquisa online trouxe insights valiosos para os próximos passos do projeto:
Distribuir responsabilidade sem perder visibilidade do que está sendo feito.
Uma gestão de tempo eficaz é imprescindível para dar a atenção que cada projeto pede.
Saber o que está sendo feito, por quem, e em qual ritmo.
Gastos financeiros, horas trabalhadas e horas extras, tudo sob o mesmo olhar.
Enxergar o todo ajuda a cortar gasto desnecessário e cumprir prazo com menos sobressalto.
Cruzando as duas pesquisas, cheguei a oito hipóteses sobre o que mais pesa na rotina de quem gerencia múltiplos projetos.
Uma gestão de tempo eficaz é simplesmente imprescindível para que o gerente consiga dar a atenção que cada projeto requer. Nesse caso, manter a agenda sempre atualizada ajuda a monitorar o trabalho das equipes envolvidas e evita a perda de tempo com tarefas desnecessárias ou que não agreguem muito valor.
O mesmo gerente atuando em mais de um projeto, no pior caso com clientes diferentes, pode interferir bruscamente em sua produtividade e atrapalhar substancialmente o andamento de ambos os projetos.
Compartilhar o timesheet entre membros de uma mesma equipe pode acelerar o aperfeiçoamento dos profissionais.
Mais de um gerente pode estar envolvido no mesmo projeto, isso implica em erros de comunicação e de controle de atividades.
Equipes inteiras ou colaboradores específicos costumam realizar atividades em projetos paralelos, levando a uma ruptura de raciocínio e perda de produtividade. Mapear esse fluxo pode auxiliar o gerente de projetos a identificar, prevenir e reduzir erros.
A multiplicação de atividades pode gerar danos à comunicação entre colaboradores e equipes.
Ao atuar em múltiplos projetos o gerente precisa tomar decisões importantes ao definir qual atividade é mais importante dentro do backlog, principalmente ao lidar com clientes diferentes.
Analisar as atividades dos líderes de equipe pode auxiliar o gerente de projeto na redução de esforço.
De acordo com as user stories, o próximo passo foi levantar as funcionalidades possíveis para o app — cada uma com sua descrição geral e as especificações que ela precisaria cobrir.
| Feature | Descrição geral | Especificações |
|---|---|---|
| Carteira de Clientes | Disponibilizar fácil acesso aos clientes por meio de "pastas" e seus respectivos conteúdos. |
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| Mapa de Atividades | Mapa interativo que posicione graficamente os profissionais dentro de um layout, com filtros para selecionar a visualização desejada pelo gestor. |
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| Profissionais | Dados do profissional envolvido com o cliente e descrição dos dados pessoais. |
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| Projetos | Criação, edição e visualização dos dados dos projetos. |
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| Sistema de Chat | Sistema de chat interno administrado pelo gerente de projeto. |
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| Pausas Importantes | Formulário de detalhamento rápido sobre pausas. Profissional ou equipe podem notificar eventos que obrigaram a paralisação de um projeto ou atividade. |
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| Notificações Dinâmicas | App notifica o gerente de projeto sobre mudanças diversas relacionadas ao andamento dos projetos em cliente. |
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| Histórico dos Projetos | Relatórios de atualizações nos backlogs. |
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Do problema à solução: o Mapa de Atividades conecta o gestor de projetos aos seus clientes, aos respectivos projetos e às partes interessadas envolvidas — tudo num único mapa visual, ao invés de planilhas espalhadas.
